Cómo cobrar facturas y evitar cuentas vencidas

El proceso de facturación y cobro es uno de los trabajos más importantes en cualquier empresa. Las empresas en crecimiento tienen que ser buenas para que se les pague por sus productos o servicios. Los pagos oportunos le proporcionan el flujo de efectivo para pagar salarios, proveedores y otros gastos importantes.

El cobro de facturas impagas no tiene que llevar mucho tiempo o ser tedioso. Con el sistema correcto, el proceso se puede hacer de manera rápida y efectiva.

Cómo gestionar la facturación y los cobros

La mejor manera de evitar problemas de cobranza es evitar que ocurran. Este sistema combina un método para identificar clientes potenciales desde el principio con un buen sistema de envío y seguimiento de facturas. El resultado debería ser un flujo de caja mejorado y menos problemas de cobranza.

Proporciona términos especiales solo a los clientes que lo merecen

La regla más importante del buen flujo de caja es ofrecer condiciones de pago especiales solo a clientes que tienen un buen historial de pago a tiempo a sus proveedores. Seguir esta simple regla elimina la mayoría de los problemas de cuentas vencidas. Los clientes que no tienen un buen historial deben pagar por adelantado o en el momento de la entrega. Es así de simple.

Revisar el registro de pago de un posible cliente es relativamente fácil. Puedes hacerlo comprando un informe de una agencia de crédito comercial. Los informes son fáciles de leer y comprender, y proporcionan información valiosa.

Tener un contrato vigente

Cada venta que realices debes regirse por un contrato. El contrato debe describir el alcance del servicio o producto, los plazos de entrega, cómo presentar facturas y cómo manejar disputas. Sin un contrato y una cláusula de pago bien definida, es difícil cobrar facturas impagas.

Los clientes más grandes pueden insistir en usar sus contratos de compra estándar en lugar de usar los tuyos. Si ese es el caso, familiarízate con su proceso de pago y resolución de disputas.

Usa una carta de aceptación

Un simple truco para minimizar las disputas es utilizar una carta de aceptación de entrega. Es una carta informal que indica que el cliente ha recibido tu producto o servicio y lo considera aceptable.

Una vez que entregue tu producto o servicio, solicita a un representante del cliente que firme la carta. Obviamente, si no están contentos con tu servicio, no firmarán la carta. Este escenario te brinda la oportunidad de solucionar el problema rápidamente y evitar una disputa complicada más adelante.

Si deseas una carta más formal que pueda usarse en caso de acción legal, solicita ayuda a un abogado. Sin embargo, el objetivo principal de esta carta es ayudarlo a evitar disputas y problemas.

Envía las facturas de manera correcta

La mayoría de los contratos tienen una disposición sobre cómo recaudar y presentar facturas. Es importante seguir estas disposiciones, o tu pago podría retrasarse. Si el contrato estipula que la factura debe enviarse al departamento de cuentas por pagar, con una copia al supervisor del proyecto, hágalo. De lo contrario, podrías enfrentar retrasos en los pagos.

Asegúrate de incluir toda la documentación requerida con la factura. Además, envía una copia de la carta de aceptación firmada junto con la factura. Este paso adicional puede ayudarte a acelerar el pago.

Por último, comunícate con tu cliente un día después de enviar las facturas para confirmar que obtuvieron todo y que no falta nada.

Haz un seguimiento con los clientes para evitar cuentas vencidas

Si has seguido todos los pasos anteriores, la mayoría de tus clientes deben pagar tus facturas a tiempo. Sin embargo, es una buena idea tener un sistema de seguimiento, en caso de que algunos clientes no paguen a tiempo.

Ponte en contacto con los clientes cinco días después de la fecha de vencimiento de la factura para preguntarles cortésmente sobre el pago vencido. Pregúntales si todo está bien o si necesitan información adicional. Si es posible, negocia una nueva fecha de pago para la factura vencida.

Si el cliente no paga en la nueva fecha acordada, repite el proceso e intenta obtener una nueva fecha de pago. Si no pueden pagar la factura una vez más, puedes suponer que la factura es un problema de cobro.

Administrar disputas

La carta de aceptación debería haber detectado la mayoría de los problemas potenciales antes de que se conviertan en disputas. Sin embargo, cada cierto tiempo te encontrarás con un pago en disputa. Si hay un problema con la calidad o tu producto o servicio, haz todo lo posible para solucionarlo de inmediato, incluso si no es completamente tu culpa. Mantener felices a los clientes es importante.

Sin embargo, si el motivo de la disputa no es tu culpa y si el cliente no es razonable, considera hacer referencia a la carta de aceptación firmada. Este paso generalmente resuelve el problema.

Es importante mantener todas las comunicaciones con el cliente cortés y profesional, incluso si no son razonables. Mantener la calma es una de las herramientas de recopilación más importantes que puedes utilizar.

Administra los problemas de cobros

Este sistema debería minimizar la cantidad de facturas impagas y no cobrables que recibes. Sin embargo, aún puedes obtener un cliente que no puede, o no quiere, pagar. Desafortunadamente, este problema ocurre, independientemente de cuán bueno sea el sistema de cobranza que tengas.

En este caso, considera trabajar con una agencia de cobros especializada. Administrar el cobro de deudas incobrables internamente elimina la moral y los recursos que podrían utilizarse para hacer crecer el negocio.

Problemas de flujo de efectivo debido a pagos lentos

Uno de los problemas de proporcionar condiciones de pago neto de 30 días a los clientes es que puede crear problemas de flujo de efectivo, incluso si tus cobros son buenos. Muchas empresas pequeñas y en crecimiento no pueden darse el lujo de esperar de 30 a 60 días para recibir un pago. Necesitan el dinero para pagar salarios, proveedores y otros gastos.

Un truco simple para mejorar el flujo de caja es ofrecer a tus clientes un  descuento por pagos anticipados. Si puedes pagarlo, ofrece a los clientes un descuento del 2% si pagan en diez días o menos. Muchos clientes más grandes (bien capitalizados) aceptan esta oferta porque les beneficia.

Sin embargo, los descuentos por pago anticipado no son perfectos. Son voluntarios y tus clientes pueden optar por tomar el descuento o no. Todavía tienen la opción de pagar en sus términos regulares. Nunca se sabe con seguridad hasta que recibas el cheque o el depósito bancario.

Una mejor alternativa para mejorar el flujo de efectivo es utilizar el financiamiento de los deudores. Esta opción te permite financiar facturas y proporcionar a tu empresa un flujo de caja predecible. Calificar para el financiamiento del deudor es más fácil que obtener un sobregiro o un banco similar.

Hay tres  formas de financiamiento de deudores : factorización de facturas, descuento de facturas y financiación de reclamaciones progresivas.

Factorización de facturas

El factoring de facturas te permite financiar facturas de pago lento de clientes solventes. Básicamente, en lugar de esperar el pago, obtienes fondos de la compañía financiera deudora. Las facturas se financian y rastrean individualmente.

La mayoría de las facturas se financian en dos transacciones. La primera transacción cubre hasta el 80% de la factura. El 20% restante, menos tarifas, se financia como una segunda transacción cuando tu cliente paga la totalidad.

La mayoría de los programas de factorización de facturas también incluyen servicios de gestión de crédito y cobranzas, lo que los hace ideales para negocios pequeños y en crecimiento.

Descuento de facturas

Las facturas se financian a granel y no se rastrean individualmente. El cliente conserva la responsabilidad de las colecciones. Esta solución se ofrece a empresas más grandes que tienen departamentos de crédito y cobranza bien definidos. 

Financiamiento de reclamos de progreso

El financiamiento de reclamos de progreso es un tipo especial de factorización de facturas que se ofrece a las empresas en el sector de la construcción. La solución permite a los subcontratistas de construcción financiar sus reclamos de progreso. 

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