¿Qué son las guías de despacho electrónicas?

Siempre es bueno entender claramente las funciones y características de algunos documentos tributarios que usamos habitualmente. Al conversar con personas relacionadas con la administración y finanzas de empresas, podemos tener ideas concretas con respecto a las famosas guías de despacho electrónicas, pero podemos ir más allá y entender lo que la Ley nos dice.

Pues bien, esto es lo que se conoce como una guía de despacho. En términos amplios es un documento tributario que refleja el traslado y la entrega de un bien adquirido por el cliente; esta puede ser emitida en físico o en digital, convirtiéndose así en un documento tributario electrónico muy usado hoy en día.

Según el artículo 54 de la Ley Sobre Impuesto a las Ventas y Servicios brinda a los contribuyentes la facultad de elegir entre emitir en papel o en formato electrónico la guía de despacho. Sin embargo, con la nueva Ley de Pago a 30 días promulgada el 3 de enero de 2019 será modificada la norma y estaremos obligados a emitir digitalmente este documento tributario. 

Con esta obligatoriedad será aún más importante la guía de despacho electrónica para agilizar todo el proceso de facturación, por ende el pago de los productos o mercancías entregadas al comprador. La obligación de pago comienza a correr después de que se emite la factura, para así evitar que medianas y pequeñas empresas tengan facturas impagas pasados los 30 días desde la emisión de la guía.

¿Qué es la obligatoriedad de la Guía de Despacho?

De acuerdo con el SII, la guía de despacho “debe emitirse en forma obligatoria cuando se haya optado por postergar el otorgamiento de la factura y cuando se trasladen bienes, independiente de que constituyan o no venta”. Como tal, es el documento tributario que respalda la entrega efectiva de productos y mercaderías. Esto no es una factura, pero si el paso previo para poder generar una.

En el momento que la mercadería sea entregada, es fundamental que el receptor deba firmar la guía de despacho para que así la constancia de entrega quede realizada. De esa manera se robustece la factura y se le da título ejecutivo a la recepción. 

A mediados del próximo año será obligatoria la guía de despacho electrónica, se establecerá un sistema de validación y control a los pagos y a sus ciclos, y se podrá implementar una fiscalización y obligatoriedad para que los compradores agilicen la aceptación del documento para que las pequeñas y medianas empresas puedan emitir la factura y comience a correr los plazos para que sea pagada.

 Con esto se comprenderá el pago de los DTE como parte de un ciclo completo y cada vez más integrado, robusto y preciso, estas medidas resguardan principalmente a las pequeñas y medianas empresas, que constituyen aproximadamente el 52% de las empresas a nivel nacional, seguidas por las micro (44,9%).

¿Cómo hacer una guía de despacho?

La guía de despacho es algo simple, pero debes hacerlo mediante un proceso ordenado, que ayude a tu empresa y no debe significar un molestia o un trámite engorroso.

En toda guía de despacho debes incluir los siguientes datos: 

1. La fecha que corresponde al envío de las mercaderías al comprador o del retiro de las mismas por parte de este, sin perjuicio del plazo transcurrido entre una y otra acción (envío y retiro).
2. Identificación completa del comprador y vendedor.
3. Detalles y precios de los bienes enviados y retirados. 
4. La patente del vehículo de transporte de las mercaderías, independientemente de que la operación constituya o no una venta.
5. Numeración correlativa para evitar desorden tributario.

Estas guías deben ser timbradas por el SII. Sin embargo, tienes la opción de emitirlas electrónicamente y evitarte este último trámite. Para ello cuentas con dos soluciones: 

Emisión de guía de despacho electrónica mediante el sistema de facturación gratuito del SII

1. Ingresa al portal MiPyme, abre la sección “Sistema de Factura Electrónica MiPyme” y haz clic en “Emisión de Documentos Electrónicos”.
2. Selecciona la opción “Guía de Despacho Electrónica”.
3. Ingresa los datos solicitados (mencionados líneas atrás). 
4. Visualiza el documento para que verifiques si toda la información ingresada es correcta. 
5. Si todo está en orden, firma la guía y haz click en el botón “Enviar”.

Inmediatamente después de hacer este proceso, recibirás una copia en tu correo electrónico.

Emisión de guía de despacho electrónica mediante software de mercado

El procedimiento específico puede variar de una plataforma a otra, pero básicamente es el siguiente: 

1. Ingresa a la plataforma con tu usuario y contraseña. 
2. Ingresa al menú, crear documento.
3. Selecciona el tipo de DTE a emitir. En este caso sería la opción «Guía de Despacho Electrónica«.
4. Completa la información obligatoria. Recuerda que los software de mercado cuentan con una base de datos de clientes, productos y proveedores que te permitirán gestionar estos campos de manera rápida y sin necesidad de ingresar información repetidamente. 
5. Para finalizar, haz click en el botón «Generar Documento».

Por medio del software de mercado, todo el proceso es mucho más rápido, simple y seguro ya que puedes evitar errores humanos.

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